GERDA STUCKMANN, Externes Personalmanagement Ein Arbeitgeberservice
für Personalaufgaben

Praxishilfe -  Outsourcing von Personalarbeit

Schlagwort "Outsourcing" - gemeint ist das Auslagern von Unternehmensaufgaben und -strukturen an Drittunternehmen. In den 80er Jahren noch ein neuer und Aufsehen erregender Vorgang, als General Motors und Eastman Kodak ihre Datenverarbeitung an externe Firmen auslagerten. Heute ist Outsourcing nicht länger das Privileg von Großunternehmen. Gravierende Gründe für das Auslagern von Geschäftsprozessen gibt es auch für Klein- und mittelständische Unternehmen: Kostenreduzierung einerseits und/oder die Konzentration auf die Kernkompetenz - auf das, was das Unternehmen "am besten kann". Das Outsourcing von Informationstechnologie, Logistik oder Fertigungsprozessen ist heute gängige Praxis, aber auch in der Verwaltung setzt sich der Trend weiter fort. Der Steuerberater, der die gesamte Buchhaltung abwickelt, ist nur ein Beispiel dafür. Im Personalbereich lag der Schwerpunkt in der Vergangenheit auf dem Segment der Personalbeschaffung durch den "Headhunter" oder Personalvermittler. Zunehmend etablieren sich aber auch hier Spezialisten, die in Unternehmen professionell die gesamten Aufgaben des Personalwesens abwickeln.

Welches Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten kann sich einen Personalchef und eine Personalabteilung leisten? Meistens ist "das Personalbüro" identisch mit "der Buchhaltung" und danach ist auch die Ausrichtung der Personalarbeit mehr oder weniger auf Lohn- und Gehaltsabrechnung beschränkt. Aber wer wählt qualifizierte, neue Mitarbeiter aus und schlichtet Konflikte in der Mitarbeiterschaft? Wer kümmert sich um die Entwicklung der Mitarbeiter, um deren Motivation und stellt die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen sicher? Sehr oft der "Chef" zwischen zwei wichtigen Kundenterminen. Sicher sind Personalangelegenheiten immer "Chefsache", denn Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital des Unternehmens. Aber sollte man nicht gerade deshalb die Chance nutzen, durch den Einsatz externer Spezialisten, dieses Kapital optimal zu entwickeln und zu betreuen?

Nehmen wir das Beispiel "Personalbeschaffung": Sie wollen einen neuen Mitarbeiter einstellen und sagen Ihrer Sekretärin, sie solle sich schon mal um eine Anzeige in der Zeitung kümmern... Wie der Text aussehen soll? Na ja, ungefähr so wie beim letzten Mal, als wir den X eingestellt haben, aber ein bisschen mehr Betonung auf die und die Kenntnisse und der und der Erfahrung... Und vielleicht ein bisschen peppiger so insgesamt... na ja, Sie wissen schon, machen Sie mal!
Dann, zwei Wochen später, stapeln sich Berge von Bewerbungsmappen auf Ihrem Schreibtisch - offensichtlich hatte die Anzeige eine sehr gute Resonanz! Was will man mehr? Nun kommt die Stunde der Wahrheit: ein paar wahllos herausgegriffene Bewerbungen zeigen, dass sie nicht den geforderten Kenntnissen entsprechen - war die Anzeige doch nicht so genau formuliert? Nun müssen alle Bewerbungen systematisch durchgesehen werden, mögliche Kandidaten vorselektiert und eingeladen werden. Die Bewerberinterviews sollten zeitlich möglichst nahe beieinander liegen, also anders als beim letzten Mal, als Sie beim Gespräch mit dem fünften Bewerber sich nicht mehr an den ersten vor drei Wochen erinnern konnten... Und als Sie nach weiteren vier Wochen dachten, Sie hätten jetzt "den" Top-Kandidaten gefunden, und diesen viel versprechenden jungen Mann per Telefon zum abschließenden Gespräch einladen wollten, sagte der Ihnen ab, weil er sich wegen der langen Bearbeitungsdauer seiner Bewerbung mittlerweile anderweitig entschieden hatte!
Diesmal soll es also ganz anders laufen! Aber wie? Gerade jetzt ist der geplante Abschluss mit der Firma XY in greifbare Nähe gerückt, Sie wollen und müssen dranbleiben... Und in der Produktion läuft zur Zeit irgendetwas auch nicht so rund, ständig gibt es Reklamationen, immer müssen Sie etwas wieder "hinbiegen"... und Ihre Sekretärin murmelt was von "mächtig Knatsch in der Belegschaft" - müssen Sie sich denn wirklich um alles selbst kümmern?

Hier kann Ihnen ein externer Personalleiter helfen! Bei der Personalsuche definiert er aus Ihren Anforderungen das Stellenprofil. Er entwirft den Anzeigeninhalt und das Anzeigenlayout und schaltet die Anzeige, er gibt Tipps über den optimalen Zeitpunkt und ob eine Anzeige in den Printmedien oder im Internet sinnvoller ist. Er sichtet die Bewerbungsunterlagen, führt die ersten Interviews durch und schlägt Ihnen vor, welche Bewerber Sie sich gemeinsam in einem zweiten Gespräch ansehen sollten. Letztendlich sind Sie sich sicher, den richtigen Kandidaten gefunden zu haben, und Sie wollen ihm ein Vertragsangebot unterbreiten. Dieser Mitarbeiter soll - anders als die übrigen Kollegen - eine neu geschaffene Vertriebsfunktion mit Reisetätigkeit übernehmen. Daher wird der Personalleiter nach Ihren Vorstellungen eine neue Vertragsversion mit Erfolgsvergütung und Firmen-Pkw erstellen. Schließlich übernimmt er auch die gesamten Eintrittsformalitäten und sorgt dafür, dass der Steuerberater auf Anhieb die richtigen Unterlagen und Angaben zur korrekten Gehaltsabrechnung erhält.
Ach, und übrigens - er hat zwischenzeitlich auch ein paar Gespräche mit den Mitarbeitern geführt und Ihnen die Ursache für den "Knatsch in der Belegschaft" genannt. Außerdem hat er Ihnen auch einen Vorschlag gemacht, wie mit den Konflikten umzugehen sei - der hat Ihnen nicht nur gut gefallen, sondern offenbar auch geholfen, denn der Betrieb läuft wieder rund!

Was kann der externe Personalleiter leisten? Er kann die Betreuung Ihrer Mitarbeiter übernehmen, d.h. er ist für Firmenleitung und Mitarbeiter Ansprechpartner in allen Personalangelegenheiten, zu festen Terminen vor Ort und sonst jederzeit erreichbar über Telefon und eMail. Dazu gehört auch das Krisenmanagement, wenn Kritikgespräche geführt, Abmahnungen ausgesprochen und dokumentiert werden müssen und evt. letztendlich eine Kündigung auszusprechen ist. Er kümmert sich um das Thema "Personalentwicklung". Darunter versteht er nicht, Mitarbeiter einfach auf Seminare zu schicken oder zur Beförderung vorzuschlagen (was in kleineren Unternehmen ja nicht unbedingt umsetzbar ist), sondern er hat kreative und kostenneutrale Vorschläge, womit man ehrgeizige Mitarbeiter motivieren und weiterentwickeln kann. Er betreut die Mitarbeiter vom Eintritt bis zum Austritt, was auch die Sicherstellung der formalen Abläufe einschließt (Verträge, Zeugnisse, Urlaubspläne, Einhaltung arbeits-, lohnsteuer-, sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften).

Der externe Personalleiter wird Sie von Personalaufgaben entlasten, so dass Sie sich auf ‑entscheidungen konzentrieren können. Er kann Ihnen ein "Rundum-Sorglos-Paket" für die Personalarbeit in Ihrem Unternehmen anbieten.
Dabei muss der externe Einsatz nicht dauerhaft angelegt sein. Wenn das Unternehmen weiteres Wachstum plant, kann das Ziel des Einsatzes auch sein, die notwendige Kompetenz - bei definierten Mitarbeitern - im Unternehmen selbst heranzubilden.
Bei größeren Unternehmen kann ein weiteres Einsatzgebiet für einen externen Personalleiter ein kurzfristiges Interimsmanagement oder die Unterstützung bei der Umsetzung von Personalprojekten sein.

Zusammenfassend kann man festhalten: auch kleinere Unternehmen können sich mit einer externen Personalleitung professionelle Personalarbeit leisten. Je nach Situation und Bedarf des Unternehmens, permanent oder projektbezogen und ohne dabei die Fixkosten zu erhöhen. Der Unternehmer wird von Personalaufgaben entlastet und kann sich auf seine Kunden und sein Kerngeschäft konzentrieren.

GS